Human
Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang
mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna
mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision
Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
HRIS
yang efektif akan memberikan informasi kepada perusahaan tentang apa saja,
melacak dan menganalisis tentang karyawan, mantan karyawan, dan pelamar.
Perusahaan
anda perlu memilih Sistem Informasi Sumber Daya Manusia dan menyesuaikannya
untuk memenuhi kebutuhan Perusahaan.
Dengan HRIS yang tepat, memungkinkan karyawan
untuk melakukan update sendiri data dan perubahan alamat,
sehingga staf HR lebih optimal lagi bekerja
untuk fungsi-fungsi yang lebih strategis.
Selain itu, data yang diperlukan untuk
manajemen karyawan, pengembangan pengetahuan, pertumbuhan karir dan
pengembangan, dan perlakuan yang sama difasilitasi.
Akhirnya, manajer dapat mengakses informasi
yang mereka perlukan secara legal, etis, dan efektif mendukung keberhasilan
karyawan pelaporan mereka.
=> Fungsi dari HRIS itu antara lain adalah
sebagai berikut :
1.
Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)
SDM
membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti
perkembangan terakhir dalam
peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek
kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2.
Pendidikan dan Pelatihan
Selama
periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan
dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja
pegawai.
3.
Manajemen Data
Proses
pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis)
yang dapat dipercaya untuk perorangan/umum.
4.
Penghentian dan Admistrasi Tunjangan
Selama
seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan.
Setelah penghentian, SDM mengurus program
pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
5.
Perencanaan Karir (Career Planning)
Bertanggung
jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota
organisasi.
Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki
jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki.
Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir
setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing
pegawai bekerja (vertical path),
namun dengan mempertimbangkan besarnya
organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat
dihindarkan (cross functhin career path)
atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya
(horizontal carreer path).
6.
Hubungan Karyawan (Employee Relations)
Berfungsi
sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan
dan peraturan perusahaan.
Fungsi
ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai
aspek dalam organisasi.
7.
Separation Management
Berfungsi
untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi
banyak yang
disebabkan
karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal),
forced separation (indisipliner, dll), atau
early retirement (pensiun sebelum masanya).
8.
Personnel Administration and HRIS
Biasa
dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung
terlaksananya fungsi HR yang lain.
Secara umum fungsi ini bertanggung jawab
terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya,
pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti
tahunan.
ó Jenis Software HRIS,
HCM, dan HRMS, yang sama-sama bertujuan untuk menjadi solusi permasalahan HR
perusahaan yakni ;
- HRIS
(Human Resources Information System)
HRIS
atau Human Resources Information System adalah sistem yang didesain untuk
memanajemen sumber daya manusia, kebijakan, dan prosedur perusahaan.
Tujuan dari sistem ini adalah sebagai panduan
dari karyawan terhadap informasi yang ada di perusahaan.
HRIS
dibutuhkan oleh semua jenis perusahaan, karena dengan adanya sistem ini
perusahaan akan lebih mudah untuk berbagi informasi yang menunjang performa
dari perusahaan.
Human Resources Information System biasanya
mencakup beberapa fungsi seperti database, rekrutmen, training, Human Resources
Reporting, dan management of benefits.
- HCM
(Human Capital Management)
HCM atau
Human Capital Management merupakan sistem yang mencakup elemen dari Human
Resources Information System, dan juga manajemen talenta perusahaan.
Sistem
HCM juga memungkinkan adanya manajemen karyawan yang berasal dari
kewarganegaraan yang berbeda,
yang pada dasarnya memiliki perbedaan bahasa
dan nilai mata uang. Sistem HCM juga memberikan solusi terhadap perencanaan
penggajian, goal setting, budgeting,
dan hal
lain yang berkaitan dengan performa individual karyawan.
- HRMS
(Human Resources Management System)
HRMS
atau Human Resources Management System merupakan sistem yang lebih lengkap
dibandingkan HRIS dan HCM.
HRMS
menjadi solusi untuk manajemen waktu dan karyawan lebih detail.
HRMS
memungkinkan perusahaan untuk mengatur penggajian dan juga Time and Labor
Management (TLM).
Selain itu terdapat juga HRMS yang memberikan
fitur untuk Scheduling dan planning and assessment tools.
=>
Aplikasi yang digunakan untuk HRIS
Macam-macam
Aplikasi yang digunakan untuk Human Resources Information System adalah :
1.
Employee Database Management
Database
Management System (DBMS) adalah seperangkat program komputer yang mengendalikan
pembuatan, pemeliharaan, dan penggunaan database.
Hal ini memungkinkan organisasi untuk
menempatkan kontrol terhadap pembangunan database di tangan administrator
database (DBAs)
dan spesialis lainnya. Sebuah DBMS adalah
perangkat lunak sistem paket yang membantu penggunaan koleksi terpadu dari
catatan data
dan file
yang dikenal sebagai database. Hal ini memungkinkan program aplikasi user yang
berbeda untuk dengan mudah mengakses database yang sama.
DBMSs dapat menggunakan salah satu dari
berbagai model database, seperti model jaringan atau model relasional.
Dalam
sistem yang besar, sebuah DBMS memungkinkan pengguna dan perangkat lunak lain
untuk menyimpan dan mengambil data
dengan
cara terstruktur.
2.
Performance Management
Sebuah
tampilan databases yg Berbda dan Berkualitas dlm pengguna manajement.
3.
Recruitment Database Integrated System
Rekrutmen
(recruitment) dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mendapatkan calon
karyawan yang memiliki kemampuan
yang
sesuai dengan kualifikasi dan kebutuhan suatu organisasi / perusahaan.Prosesnya
dimulai dari penetapan kualifikasi
calon
karyawan yang dibutuhkan, mencari resource, mengumpulkan surat lamaran dan
dokumen-dokumen yang dibutuhkan dan diakhiri
dengan
mengumpulkan orang-orang yang tertarik dengan pekerjaan yang lowong.
Recruitment
Database Integrated System dikembangkan dengan tampilan menu mencakup semua
proses rekrutmen
dan
seleksi yang dilakukan oleh perusahaan. Walaupun alur proses di masing-masing
perusahaan dapat berbeda,
namun aplikasi software ini dibangun
secara”fleksible” mengikuti proses bisnis yang ada dalam perusahaan.
4.
Competency Based Integrated System
Sebuah
sistem yg Berpotensi untuk mengolah dan mengiretasikan Data.
5.
Talent Management Integrated System
Talent
management meliputi pengembangan individu dan organisasi di dalam menjawab
perubahan dan kompleksitas lingkungan operasi.
Aktivitas dalam talen management termasuk
menciptakan dan mempertahankan budaya organisasi yang mendukung (support)
dan berorientasi
pada orang (people oriented).
6.
Compensation & Benefit Management System
Karakteristik
informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumber daya Manusia adalah:
• Timely
(tepat waktu)
•
Accurate (akurat)
•
Concise (ringkas)
• Relevant
(relevan)
•
Complete (lengkap)
ó Output HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :
1.
Subsistem Perencanaan Kerja
Merupakan
informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga
kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang.
Informasi ini meliputi informasi untuk
analisis perputaran tenaga kerja (turn over),
anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan
tenaga kerja itu sendiri.
2.
Subsistem Perekrutan
Merupakan
informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara
eksternal maupun internal.
Informasi-informasi ini diantaranya adalah
informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis
rekruitmen.
3.
Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Merupakan
informasi±informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di
dalam organisasi.
Informasi± informasi ini meliputi informasi
pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi
jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4.
Subsistem Tunjangan
Merupakan
informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam
kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan
kompensasi.
5.
Subsistem Benefit
Meliputi
benefit yang diterima oleh karyawan.Benefit berbeda dengan kompensasi.
Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya,
sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang
diterima karyawan sepeti dana pensiun.
6.
Subsistem Pelapor Lingkungan
Informasi-informasi
ini berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan
karyawan dan lingkungan kerjanya.
Perangkat HRIS
yg Ideal;
Kebanyakan
dari mereka adalah kuat" penawaran yang layak yang dapat memberikan nilai
luar biasa.
Tapi"
ketika memilih salah satu yang tepat untuk bisnis anda" ada beberapa
karakteristik kun?i tertentu yang anda perlu waspadai.
Hal ini akan membantu untuk memastikan bahwa
software HRIS yang anda pilih se?ara efektif akan memenuhi kebutuhan Anda baik
sekarang maupun di masa depan
=>
Perangakat HRIS Yg Ideal itu yakni sebuah Perangkat untuk Mengolah Sumber daya manusia(SDM) Yg terbatas dan
ekonomis.
=>
Sebuah perangkat Yg dapat Memelihara/Perawatan service yg Baik dan Terawat dgn
baik pengolahan upgrade sistem otomatis.
=>
Sebuah Perangkat mengolah Keuangan Penggajian dan Pengeluaran hasil pendapatan
perusahaan.
=>
Sebuah Perangkat Yg Memiliki Keamanan yg Ketat sebagai user,admin maupun
superadmin untuk menghindari permasalahan pencurian data dan menjaga Privasi yg
paling Aman.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar