Langkah Pembuatan Pivot Table dan filter pada Pivot Table

1.=> Yang dimaksud dengan Pivot Table dan apakah fungsinya Yakni:

               PivotTable adalah fitur pada Excel yang memudahkan Anda melihat ringkasan data berupa tabel interaktif ,padat informasi dan dapat dilengkapi dengan chart.

 Hasil analisa dari PivotTable biasanya menjadi dasar laporan manajemen. Pada tutorial singkat ini akan ditunjukkan langkah demi langkah pembuatan dasar PivotTable.

 Tujuan pivot table ini adalah bertujuan agar sebuah data dapat disajikan secara ringkas berdasarkan parameter-parameter yang diberikan sesuai dengan kebutuhan data.

fungsi nya: 

 -   Setiap data yang akan dilakukan pivot table harus berisi header, hal ini akan menyebabkan jika terdapat salah satu header dalam rentang sel /array yang dipilih tidak berisi judul, 

      maka pembuatan pivot table tidak dapat dilakukan.

  -  Pivot table akan mengambil baris paling atas sebagai field yang akan digunakan untuk report.

  -  Kolom yang tersembunyi / hide akan tetap muncul pada field di pivot table field list.

  -  Baris yang tersembunyi akan tetap dihitung nilainya jika terdapat di dalam array yang dipilih sebagai sumber data.

  -  Pemilihan jenis data (value field settings) akan berpengaruh pada hasil nilai yang akan ditampilkan.

2.=> langkah² pembuatan Pivot Table.

               Dari menu insert sobat pilih PivotTable pada kelompok table (disitu terdapat dua pilihan yaitu pivot table dan pivot chart), sobat pilih saja pada pivot table kemudian akan muncul form create pivot table.

    Pada select a table or range sobat silahkan blok data yang akan dilakukan pivot table (pada contoh simulasi ini adalah array A2:G14 yang dipilih).

    Kemudian pilih lokasi hasil pivot table akan ditempatkan pada choose where you want the PivotTable report to be place.  Disini terdapat 2 pilihan yaitu :

     1.   New worksheet apabila sobat ingin menempatkan hasil pivot table pada worksheet baru yang masih kosong .

    2.    Existing worksheet apabila sobat ingin hasil Pivot Table pada sheet yang sama dengan data yang akan di Pivot Table dengan memilih sel yang akan ditempatkan.

3.=> cara» menambahkan tipe summary baru.

- Tambahkan kembali field jumlah_unit ke kotak Value. Akan muncul field baru dengan nama Sum of jumlah_unit2.

- Field baru ini memiliki hasil yang sama dengan field sebelumnya. Tentunya bukan ini yang kita inginkan.

- Kembali ke area Values,klik tombol panah bawah pada field Sum of jumlah_unit2. Pilih menu Value Field Settings.

- Pada dialog yang muncul rubah Sum menjadi Count.  Perhatikan nama field akan berubah menjadi Count of jumlah_unit2.

- Klik tombol OK.

- Pada area PivotTable,kita sekarang mendapatkan dua summary yang berbeda,yakni :nilai total unit penjualan (sum), jumlah transaksi (count).

- Selesai.

4.=> Fungsi Pada layout Row Labels, Column Labels dan Values yaitu.

- Row Labels : isi data dari field akan ditempatkan  pada bagian baris sesuai urutan.

- Column Labels : isi data dari field akan ditempatkan pada bagian kolom sesuai urutan.

- Values : nilai field yang terdapat pada kotak ini akan ditampilkan sebagai perhitungan summary dari count,sum,average,dan lain-lain.

5.=>Langkah-langkah Merubah Urutan field list Agar Huruf Kelihatan Rapi.

- Klik area Pivot Table kita.

- Klik tab Pivot Tools | Options pada menu Ribbon.

- Klik Options pada grouping PivotTable.

- Pada dialog PivotTable Options yang muncul,klik tab Display.

- Pada bagian Field List pilih opsi Sort A to Z.

- Klik tombol OK.

- Sekarang daftar field pada Field List sudah terurut secara abjad (alphabetic).

- Selesai.

6.=> Kegunaan filter pada Pivot Table dan Sebutkan jenis²nya serta Kegunaan masing-masing.

Terdapat dua jenis filter pada PivotTable,yaitu Report Filter dan Value Filter. Apa perbedaan antara keduanya?

- Report Filter adalah komponen PivotTable yang digunakan untuk memilih subset dari laporan PivotTable yang digunakan.

- Value Filter diperlukan apabila jumlah kolom / baris data terlalu banyak dan kita hanya ingin fokus ke nilai tertentu,misalkan 10% nilai penjualan tertinggi,dengan demikian membatasi data pada area tampilan.

Ada 3 bagian pada setting field :

  Custom Name
Bagian ini adalah untuk memberi nama baru pada field tersebut. Pada umumnya, nama kolom pada tabel data source belum berupa nama kolom yang sesuai kebutuhan tampilan. Custom Name menjadi sarana untuk membuat pivot table bisa menampikan nama-nama kolom yang sesuai kebutuhan tampilan. Isi Custom Name tidak boleh sama (case insensitive) dengan nama field bawaan dari tabel data source.

  tab Subtotals & Filters
Bagian ini (lihat gambar diatas) adalah ruang pengaturan Subtotals setiap item dalam field tersebut dan mengatur tindakan terhadap filter per item. Secara singkat dapat dijabarkan sebagai berikut :

• Subtotals
  Opsi yang ada dalam part Subtotals adalah :
• Automatic
  Menamplkan Subtotal berdasar fungsi agregat yang digunakan setiap measure field (yang diletakkan dibagian Values).
• None
  Menyembunyikan Subtotals
• Custom
  Memilih fungsi-fungsi agregat (bisa lebih dari satu) yang akan ditampilkan. Jadi, ketika setiap measure field (yang ada di bagian Values) menggunakan fungsi agregat tertentu, maka field ini bisa melakukan komputasi subtotal dengan fungsi agregat yang lain yang berbeda dengan yang digunakan oleh setiap field measure yang ada dalam pivot table. Subtotal dengan opsi Custom ini akan hilang ketika field dikenai aksi menyembunyikan atau menampilkan subtotal dengan cara yang sudah dibahas diatas (klik kanan nama field -> pilih Subtotal blabla).

Filter

Bagian ini hanya berisi sebuah opsi bernama 'Include new items in manual filter'. Manual filter berarti item-item yang ditampilkan adalah pilihan user dengan cara mencentang item yang akan ditampilkan saja dan menghilangkan centang pada item yang tidak akan ditampilkan. Ketika opsi ini dicentang, maka setiap ada penambahan item baru pada field tersebut, maka item baru tersebut akan ditampilkan.

3.tab Layout & Print

Bagian ini adalah ruang untuk menata letak item-item dari field terpilih relatif terhadap field yang menjadi pendetilan (drilldown atau breakdown-nya [yang ada di sebelah kanan field terpilih]). Selain itu, bagian ini juga menjadi penataan letak antar item dan ketetuan untuk menampilkan seluruh item yang dimiliki field tersebut untuk setiap item dari field yang didetilkan (yang ada disebelah kirinya).

1.  
• Layout
  Bagian ini memiliki 2 pilihan pengaturan field ketika disertai fields pendetilan yang dapat dipilih salah satunya. Pilihan-pilihan tersebut adalah (dipilih salah satu)
• Show item labels in outline form
  Pilihan ini akan membuat setiap item dalam field memiliki sebuah baris nilai data. Pada field yang terletak disisi paling kanan (terbawah dalam area Row Labels atau area Column Labels) tidak akan menampakkan perbedaan karena tidak memiliki field pendetil lagi disisi kanannya. Contohnya adalah seperti gambar diatas yang merupakan gambar tab Layout & Print untuk field negara. Jika pilihan ini dipilih untuk field produk, maka item pertama dari field negara akan diletakkan pada baris yang baru (turun satu baris), sehingga setiap item produk akan memiliki satu baris khusus untuk item produk tersebut saja.
  
  Pilihan ini memiliki 2 (dua) opsi yang dapat dipilih (dicentang) bila diperlukan, yaitu :
1. Display labels from the next field in the same column (compact form)
   Jika opsi ini dicentang, maka setiap item dari field pendetil pertama (field yang ada tepat dikanannya) akan diletakkan pada kolom yang sama dengan field terpilih. Artinya, setiap item field akan diikuti (pada baris berikutnya) dengan item-item dari field pendetil pertama. Jadi dalam sebuah kolom akan berisi item-item dari kedua field, yaitu dari field terpilih (yang diatur) dan dari field pendetil pertama (yang tepat ada dikanannya).
   
   Jika opsi ini tidak dicentang, maka susunannya akan mengikuti bentuk seperti saat dipilih layout berupa outline. Artinya, setiap item dari field terpilih akan memiliki sebuah baris khusus nilai data dan dalam sebuah kolom hanya berisi item-item dari field terpilih saja.
2. Display subtotals at the top of each group
   Jika opsi ini dicentang, maka nilai-nilai subtotal akan diletakkan pada baris item tersebut. Jika opsi ini tidak dicentang, maka letak nilai subtotal adalah pada baris baru sebelum item selanjutnya milik field terpilih.
• Show item labels in tabular form
  Pilihan ini akan membuat item pertama dari field pendetil pertama diletakkan pada baris item dari field terpilih. Hal ini dapat dilihat seperti gambar pertama dalam pembahasan kali ini.

Selain 2 (dua) pilihan diatas, bagian ini juga memiliki 2 (dua) opsi yang berkaitan dengan penataan field terpilih, yaitu :

• Insert blank line after each item label
  Jika opsi ini dicentang, maka akan ditambahkan sebuah baris kosong diantara dua item dalam field terpilih.
• Show items with no data
  Jika opsi ini dicentang, maka seluruh item yang ada di field terpilih akan ditampilkan walaupun tidak memiliki data. Hal ini khusus bagi fields pendetil atau selain field pertama (terkiri) dalam area Row Labels maupun area Column Labels. Jadi, setiap item label dari field yang didetilkan (yang ada dikiri field terpilih) akan didetilkan oleh field terpilih dengan seluruh item dari field terpilih.
  
  Untuk memudahkan pemahaman, maka hal ini akan tampak terlihat ketika yang diatur adalah field negara. Jika opsi ini pada field negara dicentang, maka seluruh item (nama negara) yang ada dalam field negara akan ditampilkan di setiap item produk. Nilai data untuk negara yang tidak memiliki data produk dalam data source akan diberi nilai kosong (NULL atau Blanks).
• Print
  Bagian ini akan tampak hasil pengaturannya ketika pivot table dicetak. Bagian ini hanya memiliki sebuah opsi, yaitu 'Insert page break after each item'. Ketika opsi ini dicentang, maka setiap lembar cetak hanya akan berisi satu item dari field terpilih.

Selain 3 (tiga) bagian tersebut, masih ada sebuah pengaturan yang dikhususkan (tombolnya akan muncul) untuk field yang seluruh itemnya memiliki datatype numerik atau datetime. Pengaturan tersebut adalah 'Number Format'. Pada pivot table yang digunakan dalam pembahasan ini, tombol pengaturan number format akan muncul ketika mengaktifkan dialog Field Settings untuk field bernama periode. Cara mengatur formatnya akan seperti mengatur format cells pada tab Number. Pengaturan number format akan berlaku pada field terpilih saja.



Misalkan field setting pada field periode diaktifkan dan tombol 'Number Format' ditekan, akan muncul dialog format number. Ketika dipilih Custom dan pada textbox yang ada disisi kanan dialog diberi format berbunyi MMMM-YYYY maka setiap item periode yang ber-datatype datetime akan menampilkan format nama bulan disertai tahunnya seperti January-2011 dan sebagainya.

7.=> Langkah² penambahan tanggal transaksi sebagai Report Filter.

- Jika kita ingin memilih beberapa tanggal,maka pilih checkbox Select Multiple Items sehingga kita dapat mencentang beberapa item tanggal.

- Cobalah pilih range tanggal 1 s/d 5 Januari 2008 dengan langkah-langkah berikut 

 1. hapus semua pilihan yang ada (dengan mengklik (All) jika pada kondisi tercentang).

 2. klik checkbox tanggal 1,2,3,4 dan 5 secara berurutan,dan klik tombol OK.

 3. Data pada PivotTable yang tampil akan sesuai dengan filter range tanggal tersebut. 

 Perhatikan pada filter sekarang ditampilkan label (Multiple Items).

8.=> contoh penggunaan Value Filter.

- Susun komposisi field Anda pada area pivot 

- Perhatikan pada area pivot terdapat data produk yang cukup banyak dengan nilai yang tidak terurut.

- Klik tombol panah di samping Row Labels. Pilih menu Value Filters -> Top 10

- Pada dialog “Top 10 Filter (nama_produk)” yang muncul,terlihat kita akan menampilkan 10 item dari nilai penjualan tertinggi.

- Kita akan menerima parameter tersebut, klik tombol OK.

- Perhatikan hasilnya pada area pivot sekarang.

- Selesai.

9.=> Contoh melakukan filter menggunakan persentase.

- Klik di mana saja di dalam PivotTable untuk memperlihatkan Alat PivotTable di pita.

- Jika Anda menggunakan Excel 2016 atau 2013, klik analisis > Sisipkan pemotong. Tombol Sisipkan Pemotong pada tab Analisis. Jika Anda menggunakan Excel 2010 atau 2007, klik opsi > Sisipkan pemotong > Sisipkan pemotong

- Dalam kotak dialog Sisipkan Pemotong, centang kotak dari bidang yang ingin Anda potong.

- Klik OK.

Pemotong muncul untuk setiap bidang yang Anda centang dalam kotak dialog Sisipkan Pemotong.

- Di setiap pemotong, klik item yang Anda inginkan untuk terlihat di PivotTable.

10.=>Cara membersihkan Value Filter

- Klik tombol panah filter pada Row Labels.

- Pilih menu “Clear Filter From …. “.

- Selesai.