Pengertian Human Resources Information System (HRIS) , Jenis Software HRIS, HCM, dan HRMS

               Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

               HRIS yang efektif akan memberikan informasi kepada perusahaan tentang apa saja, melacak dan menganalisis tentang karyawan, mantan karyawan, dan pelamar.

               Perusahaan anda perlu memilih Sistem Informasi Sumber Daya Manusia dan menyesuaikannya untuk memenuhi kebutuhan Perusahaan.

                Dengan HRIS yang tepat, memungkinkan karyawan untuk melakukan update sendiri data dan perubahan alamat,

                sehingga staf HR lebih optimal lagi bekerja untuk fungsi-fungsi yang lebih strategis.

                Selain itu, data yang diperlukan untuk manajemen karyawan, pengembangan pengetahuan, pertumbuhan karir dan pengembangan, dan perlakuan yang sama difasilitasi.

                Akhirnya, manajer dapat mengakses informasi yang mereka perlukan secara legal, etis, dan efektif mendukung keberhasilan karyawan pelaporan mereka.

               =>  Fungsi dari HRIS itu antara lain adalah sebagai berikut :

               1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)

               SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam

                peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

               2. Pendidikan dan Pelatihan

               Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

               3. Manajemen Data

               Proses pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis) yang dapat dipercaya untuk perorangan/umum.

               4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan

               Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan.

                Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

               5. Perencanaan Karir (Career Planning)

               Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi.

                Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki.

                Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path),

                namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path)

atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).

               6. Hubungan Karyawan (Employee Relations)

               Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan.

               Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.

               7. Separation Management

               Berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi banyak yang

               disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal),

                forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).

               8. Personnel Administration and HRIS

               Biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain.

                Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya,

                pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

ó  Jenis Software HRIS, HCM, dan HRMS, yang sama-sama bertujuan untuk menjadi solusi permasalahan HR perusahaan yakni ;

              

               - HRIS (Human Resources Information System)

               HRIS atau Human Resources Information System adalah sistem yang didesain untuk memanajemen sumber daya manusia, kebijakan, dan prosedur perusahaan.

                Tujuan dari sistem ini adalah sebagai panduan dari karyawan terhadap informasi yang ada di perusahaan.

               HRIS dibutuhkan oleh semua jenis perusahaan, karena dengan adanya sistem ini perusahaan akan lebih mudah untuk berbagi informasi yang menunjang performa dari perusahaan.

                Human Resources Information System biasanya mencakup beberapa fungsi seperti database, rekrutmen, training, Human Resources Reporting, dan management of benefits.

               - HCM (Human Capital Management)

               HCM atau Human Capital Management merupakan sistem yang mencakup elemen dari Human Resources Information System, dan juga manajemen talenta perusahaan.

               Sistem HCM juga memungkinkan adanya manajemen karyawan yang berasal dari kewarganegaraan yang berbeda,

                yang pada dasarnya memiliki perbedaan bahasa dan nilai mata uang. Sistem HCM juga memberikan solusi terhadap perencanaan penggajian, goal setting, budgeting,

               dan hal lain yang berkaitan dengan performa individual karyawan. 

        - HRMS (Human Resources Management System)

               HRMS atau Human Resources Management System merupakan sistem yang lebih lengkap dibandingkan HRIS dan HCM.

               HRMS menjadi solusi untuk manajemen waktu dan karyawan lebih detail.

               HRMS memungkinkan perusahaan untuk mengatur penggajian dan juga Time and Labor Management (TLM).

                Selain itu terdapat juga HRMS yang memberikan fitur untuk Scheduling dan planning and assessment tools.

              

               => Aplikasi yang digunakan untuk HRIS

               Macam-macam Aplikasi yang digunakan untuk Human Resources Information System adalah :

               1. Employee Database Management

               Database Management System (DBMS) adalah seperangkat program komputer yang mengendalikan pembuatan, pemeliharaan, dan penggunaan database.

                Hal ini memungkinkan organisasi untuk menempatkan kontrol terhadap pembangunan database di tangan administrator database (DBAs)

                dan spesialis lainnya. Sebuah DBMS adalah perangkat lunak sistem paket yang membantu penggunaan koleksi terpadu dari catatan data

               dan file yang dikenal sebagai database. Hal ini memungkinkan program aplikasi user yang berbeda untuk dengan mudah mengakses database yang sama.

                DBMSs dapat menggunakan salah satu dari berbagai model database, seperti model jaringan atau model relasional.

               Dalam sistem yang besar, sebuah DBMS memungkinkan pengguna dan perangkat lunak lain untuk menyimpan dan mengambil data

               dengan cara terstruktur.

               2. Performance Management

                               Sebuah tampilan databases yg Berbda dan Berkualitas dlm pengguna manajement.

               3. Recruitment Database Integrated System

               Rekrutmen (recruitment) dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mendapatkan calon karyawan yang memiliki kemampuan

               yang sesuai dengan kualifikasi dan kebutuhan suatu organisasi / perusahaan.Prosesnya dimulai dari penetapan kualifikasi

               calon karyawan yang dibutuhkan, mencari resource, mengumpulkan surat lamaran dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dan diakhiri

               dengan mengumpulkan orang-orang yang tertarik dengan pekerjaan yang lowong.

               Recruitment Database Integrated System dikembangkan dengan tampilan menu mencakup semua proses rekrutmen

               dan seleksi yang dilakukan oleh perusahaan. Walaupun alur proses di masing-masing perusahaan dapat berbeda,

                namun aplikasi software ini dibangun secara”fleksible” mengikuti proses bisnis yang ada dalam perusahaan.

               4. Competency Based Integrated System

                               Sebuah sistem yg Berpotensi untuk mengolah dan mengiretasikan Data.

               5. Talent Management Integrated System

               Talent management meliputi pengembangan individu dan organisasi di dalam menjawab perubahan dan kompleksitas lingkungan operasi.

                Aktivitas dalam talen management termasuk menciptakan dan mempertahankan budaya organisasi yang mendukung (support)

               dan berorientasi pada orang (people oriented).

               6. Compensation & Benefit Management System

               Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumber daya Manusia adalah:

               • Timely (tepat waktu)

               • Accurate (akurat)

               • Concise (ringkas)

               • Relevant (relevan)

               • Complete (lengkap)

ó Output HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :

               1. Subsistem Perencanaan Kerja

               Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang.

                Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turn over),

                anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

               2. Subsistem Perekrutan

               Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal.

                Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.

               3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

               Merupakan informasi±informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi.

                Informasi± informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.

               4. Subsistem Tunjangan

               Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

               5. Subsistem Benefit

               Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan.Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya,

                sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.

               6. Subsistem Pelapor Lingkungan

               Informasi-informasi ini berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya. 

  

       Perangkat HRIS yg Ideal;

               Kebanyakan dari mereka adalah kuat" penawaran yang layak yang dapat memberikan nilai luar biasa.

               Tapi" ketika memilih salah satu yang tepat untuk bisnis anda" ada beberapa karakteristik kun?i tertentu yang anda perlu waspadai.

                Hal ini akan membantu untuk memastikan bahwa software HRIS yang anda pilih se?ara efektif akan memenuhi kebutuhan Anda baik sekarang maupun di masa depan

              

               => Perangakat HRIS Yg Ideal itu yakni sebuah Perangkat untuk Mengolah  Sumber daya manusia(SDM) Yg terbatas dan ekonomis.

               => Sebuah perangkat Yg dapat Memelihara/Perawatan service yg Baik dan Terawat dgn baik pengolahan upgrade sistem otomatis.

               => Sebuah Perangkat mengolah Keuangan Penggajian dan Pengeluaran hasil pendapatan perusahaan.

               => Sebuah Perangkat Yg Memiliki Keamanan yg Ketat sebagai user,admin maupun superadmin untuk menghindari permasalahan pencurian data dan menjaga Privasi yg paling Aman.

Model REAL Proses bisnis Sumber Daya manusia(SDM)

Model REAL proses bisnis SDM;

 Pemodel ini Berhubungan sebuah Transaksi Pembayaran alternatif ,Proses Pengolahan Keuangan 

        dari kas yg di  olah oleh karyawan dalam bentuk Material dan Produk,Pelayanan Yg Berkualitas.
 => Model HRIS meliputi tiga subsistem input :
 • SIA (Sistem Informasi Akuntansi).
 Menyediakan data personil yang berkaitan dengan keuangan.
 • Penelitian Sumber Daya Manusia.
 Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh
 - Penelitian Suksesi (succession study).
 - Analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation).
 - Penelitian keluhangrievance studies)
 • Inteligen Sumber Daya Manusia.
 Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia 

        dari lingkungan perusahaan yang meliputi :
 - Inteligen Pemerintah
 - Inteligen Pemasok
 - Inteligen Serikat Pekerja
 - Inteligen Masyarakat global
 - Inteligen masyarakat Keuangan
 - Inteligen Pesaing
  Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database 

         yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut.
  Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan 

         organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

Proses bisnis SDM dan informasi apa yang dibutuhkan

        Dalam Proses Bisnis SDM dan Informasi yg Dibutuhkan yakni Sebuah Sumber daya 

    manusia yang dibtuhkan untuk kegiatan di suatu Perusahaan,
 menfaatkan SDM dalam suatu Organisasi untuk membuat Sistem Penggajian dan 

        aktivitas Tunjangan maupun Pengeluaran Yg di butuhkan dalam Keptingan Organisasi.
 Informasi yg Dibutuhkan dlm Organisasi di suatu Perusahaan mendukung proses 

        Pengambilan Keputusan(Decision Support system) dlm sebuah organisasi,
 Meningkatkan dan mengembangkan Kompotensi membangun informassi yg penting 

        dalam pengolahan data informasi yg telah di kumpulkan dan membagi informasi secara 
 menyeluruh agar perusahaan berjalan dgn baik.

Konsep dasar dari Business/IT alignment.

         Alignment diartikan sebagai keselarasan. sehingga Information Technology Alignment adalah keselarasan perencanaan Teknologi Informasi
    secara keseluruhan baik kepemimpinan, struktur organisasi, peralatan hardware dan software dengan tujuan perusahaan. (Purnomo, Zulkieflimansyah, 1996 ).


strategic alignment yaitu merumuskan strategi Sistem Informasi berdasarkan Strategi Bisnis sedangkan  tujuan Alignment  adalah
    mendukung tujuan bisnis (NURJAYA WK, WAHYU, 2005). Dilaporkan ada 4 metodologi yang menggunakan prinsip alignment,
     yaitu Business System Planning, PROplanner, Information Engineering, dan Method/1 (Pant, 1995 :4).

1. Mendefinisikan tujuan bisnis.
        Pada tahapan ini bisnis yang akan bergerak harus menentukan terlebih dahulu tujuan apa yang ingin dicapai
    termasuk juga target apa yang ingin dicapai dalam jangka waktu pendek maupun panjangnya.
     Dan menjamin kesepakatan di antara tingkatan eksekutif tentang kemena bisnis akan berjalan.
     2. Mendefinisikan proses bisnis.
        tahapan ini baru menentukan stategi bisnis yang akan diterapkan beserta dengan alur proses yang ingin digunakan.
     Dan membuat landasan utama jangka panjang dukungan SI terhadap bisnis.
     3.  Mendefinisikan kelas data.
        Lalu pada tahapan ini mendefinisikan permasalah dan membagi kelas-kelas permasalahan tersebut kedalam
         berbagai kelompok-kelompok dan dilakukan berdasarkan proses-proses yang di dukung.
     4. Mendefinisikan arsitektur informasi.
        Pada tahapan ini baru membangun semua konsep yang telah dirumuskan baik itu dari segi struktur organisasinya,
         desain system informasi dan departemen system informasinya. tujuan informasi jangka panjang,
        dari arsitektur Informasi modul-modul yang ada dapat diidentifikasin, dijadwal dan dibuat.