Dibawah ini adalah Karakteristik dari Flow Chart dan DFD Diagram
=> Flowcharting (1st documentation tool):
Alternatif untuk dokumentasi narative yang panjang (who, what, when, where of the system)
Lebih fokus ke aspek physical dari proses dan aliran informasi dibandingkan dengan aspek konseptual
Digunakan untuk mendeskripsikan keseluruhan sistem informasi atau hanya sebagian saja.
Keseluruhan sistem terdiri dari input, proses manual/komputer, output.
Output bisa dibagikan ke para pengguna untuk membantu pengambilan keputusan atau
bisa juga digunakan untuk input dalam proses selanjutnya.
Berbagai macam jenis flowcharts adalah seperti berikut:
Systems Flowcharts : menggambarkan keseluruhan konfigurasi sistem, termasuk dokumen, aliran data,
dan proses suatu sistem.
Document/procedure flowcharts: menggambarkan pembuatan dokumen, aliran, dan tujuan dokumen
di dalam sistem dan prosedur-prosedur yang dilaksanakan di dalamnya.
Hardware flowcharts: menggambarkan konfigurasi hardware suatu sistem
Program flowcharts: menggambarkan logika dan tahap-tahap pemrosesan program komputer
Flowcharts bisa digambarkan dengan manual atau banyak software-software template untuk flowchart yang murah bahkan free
- Elemen dasar dari systems/document flowcharts
Document flowcharts terdiri dari 3 element grafik sederhana yang digabungkan untuk menyajikan berbagai
macam jenis proses dan aliran informasi fisik (contoh flowchart dan symbolnya lihat gambar di atas):
Symbols
Flow lines
Areas of responsibility
Symbol dan metode flowchart sangat bervariasi di berbagai organisasi dan profesi.
Tidak ada simbol-symbol dan prinsip-prinsip flowchart yang diterima secara umum.
Hanya mengacu ke yang paling banyak digunakan.
Konvensi penyusunan flowchart:
- Dari kiri ke kanan, atas ke bawah
- Semua dokumen harus memiliki asal dan akhir
Simbol permanent file
Simbol exit dari sistem
Simbol connector
Bila tidak/belum ada tujuan akhir, harus disertakan simbol annotation untuk
menunjukkan bahwa masih ada penyelidikan lebih lanjut.
- Flowcharts harus tetap terjaga rapi
Flowchart adalah tool untuk design dan analytical. Namun kadang terlalu banyak detil
akan mengurangi kemampuan komunikasi atau keterbacaannya. Panduan simplenya:
Tempatkan areas of responsibility yang paling sering bertukaran untuk saling
berdekatan supaya menghindari arah panah yang panjang
Masukkan narasi penjelasan hanya di dalam symbol
Hindari narasi untuk menjelaskan yang sudah digambarkan dalam flowchart itu sendiri
- Pastikan bahwa progress dokumen adalah jelas.
- Pastikan bahwa flowchart benar-benar lengkap: menyajikan setiap input,
proses, output, dan storage.
= Elemen dasar hardware and program flowcharts
Simbol yang digunakan sama, namun lebih digunakan untuk menyajikan berbagai macam
hardware komputer seperti printer, magnetic tape, tape drive, disk, disk drive, dll.
=> DFD (2nd Documentation tool)
- Lebih memberikan aliran data secara konseptual (bukan aliran fisik data seperti di flowcharts).
DFD mengabaikan unit-unit organisasi, komputer dimana data diproses, dan media dimana data disimpan
- Perpindahan data antar departments/kantor dalam tidak perlu ditampilkan.
- Ada 4 jenis DFD (Contoh DFD dan symbol-symbolnya lihat gambar disamping):
DFD dari physical system yang sedang digunakan
DFD dari logical system yang sedang digunakan
DFD dari logical system yang baru atau diusulkan
DFD physical system yang baru atau disulkan
- Baik logical dan physical diagram menggunakan symbol yang sama.
Logical diagrams menggambarkan aliran data konseptual tanpa referensi apapun ke karakteristik fisik sistem.
Physical diagrams, sebaliknya, memasukkan label yang menggambarkan atribut2 fisik sistem,
seperti pekerja/agent, job titles, nama departement, nama/deskripsi
teknologi yang digunakan untuk memroses dan menyimpan data.
DFD Symbols
DFD meliputi 4 simbol: proses, sources/sinks, data stores, data flow lines
Aturan umum:
1. Semua proses harus memiliki nama yang unik. Bila dua flow lines memiliki label yang sama,
maka harus mengacu ke aliran data yang sama atau data store yang sama.
2. Input ke suatu proses harus berbeda dengan output proses
3. Satu DFD tunggal harus tidak lebih dari sekitar tujuh proses.
Proses:
4. Tidak ada proses yang hanya memiliki outputs.
(Ini berarti bahwa proses tersebut tidak membuat informasi dari manapun).
5. Tidak ada proses yang hanya memiliki inputs. (black hole).
6. Suatu proses harus memiliki label kata kerja.
Data Store:
7. Data tidak bisa berpindah secara langsung dari suatu data store ke data store yang lain.
Data harus dipindahkan oleh suatu proses.
8. Data tidak bisa berpindah secara langsung dari suatu source ke suatu data store.
Data harus dipindahkan oleh suatu proses yang menerima data dari source tersebut dan menempatkannya ke data store.
9. Data tidak bisa berpindah secara langsung dari data store ke suatu sink. Data harus dipindahkan oleh suatu proses.
10. Data store label haruslah kata benda.
Source/Sink:
11. Data tidak bisa berpindah secara langsung dari source ke sink,
harus dipindah oleh suatu proses. Bila data mengalir secara langsung dari source ke sink dan
tidak melibatkan proses apapun, maka itu adalah diluar scope dan
tidak ditunjukkan di sistem DFD
12. Source/sink harus berlabel kata benda.
Data Flow:
13. Suatu data flow hanya memiliki satu arah diantara simbol. Bisa jadi dua arah antara proses
dan data store untuk menunjukkan suatu read dan update. Untuk menunjukkan read dan update,
harus digambar dua panah berbeda karena dua tahap (read and update)
yang terjadi pada waktu yang terpisah.
14. Fork berarti bahwa data yang benar-benar sama berasal dari lokasi yang sama ke proses dua atau
lebih proses atau data stores atau source/sink yang berbeda.
(ini biasanya menunjukkan copy yang berbeda dari dokumen yang sama ke lokasi yangberbeda)
15. Join berarti data yang sama dari dua atau lebih proses, data store, source/sink yang berbeda ke lokasi yang sama.
16. Suatu data flow tidak boleh kembali secara langsung ke proses yang baru saja ditinggalkan.
Harus ada setidaknya satu proses lain yang menangani data flow tersebut, menghasilkan suatu data flow,
dan mengembalikan data flow awal ke proses asalnya.
17. Data flow menuju ke data store berarti update (delete, add, or change).
Tingkatan DFD:
Context Diagram
DFD dibagi menjadi beberapa level untuk mempertahankan size dan kompleksitasnya manageable
Context Diagram adalah tingkatan yang tertinggi dari DFD.
Sistem yang masih diinvestigasi lebih lanjut diientifikasi dalam simbol proses di tengah yang diberi label 0.
- Level DFD berikutnya
Level berikutnya di bawah context diagram adalah DFD tingkat 0 dan
hanya menggambarkan proses sistem yang sangat high level.
Setiap proses dari level 0 mungkin bisa dibagi lagi menjadi beberapa
proses yang lebih detil di level DFD berikutnya.
Proses pen-detil-an ini biasanya disebut sebagai decomposition.
Proses decomposition hingga level yang terendah biasanya disebut sebagai DFD primitive.
Setiap proses di level 0 diberi label angka secara berurutan dan diikuti dengan .0.
misalnya DFD level 0 mempunyai empat proses maka labelnya adalah 1.0, 2.0, 3.0, dan 4.0. .0 menunjukkan proses level 0.
Andaikan ingin menunjukkan lebih detil lagi tentang proses di level 0, maka DFD nya adalah level 1.
Proses penamaannya adalah 1.1, 1.2, dst. Angka pertama mengacu ke angka proses di level 0 dan
angka kedua mengacu ke angka proses level 1 yang ditetapkan.
Bila masih ingin didetilkan lagi dari DFD level 1, maka DFD nya adalah level
2. Penamaan labelnya adalah 1.1.1, 1.1.2,1.1.3,dst.
Bila ke DFD level 3 penamaan labelnya menjadi 1.1.2.1, 1.1.2.2, 1.1.2.3, dst.
- Flowchart VS DFD
Flowchart lebih cenderung menggambarkan karakteristik fisik sistem sementara
DFD tidak mempedulikan atribut-atribut fisik sistem.
a. Tanggal jurnal dipindahkan pada kolom tanggal buku besar. b. Hal. jurnal dipindahkan pada kolom ref buku besar dengan menuliskan JU. Misalnya JU.1 berarti posting buku besar berasal dari jurnal umum halaman satu. c. Jumlah pada jurnal dipindahkan ke buku besar sesuai dengan rekening yang bersangkutan. Jumlah debit jurnal ditempatkan pada debit buku besar dan jumlah kredit jurnal
